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Verwaltungsrat

Dem Verwaltungsrat obliegt die Oberaufsicht über die mit der Geschäftsführung betrauten Personen der COMET Group. Er legt die strategischen Ziele sowie die organisatorischen und finanzplanerischen Richtlinien für die COMET Group fest.

Zusammensetzung des Verwaltungsrats der COMET Holding AG

         
Name Nationalität Funktion im Verwaltungsrat Mitglied seit Gewählt bis GV
Hans Hess
Dipl. Ing. ETH, MBA USC
CH Präsident und
nicht exekutives Mitglied
2005 2016
Hans Leonz Notter
Rechtsanwalt
CH Vizepräsident und
nicht exekutives Mitglied
1989 2016
Lucas A. Grolimund
Dipl. Ing. ETH, MBA INSEAD
CH nicht exekutives Mitglied 2007 2016
Rolf Huber
Dipl. Ing. ETH
CH nicht exekutives Mitglied 2008 2016
Gian-Luca Bona
Prof. Dr.
CH nicht exekutives Mitglied 2012 2016

Sekretärin des Verwaltungsrats (Nichtmitglied):
Ines Najorka, Vice President Corporate Communications (seit 2010).

Ergänzende Informationen zu den Mitgliedern des Verwaltungsrats

Nachfolgend werden die Ausbildung sowie der berufliche Hintergrund mit den wesentlichen Stationen des bisherigen Werdegangs und die aktuelle berufliche Tätigkeit der einzelnen Mitglieder des Verwaltungsrats aufgeführt.

Hans Hess (1955, Schweizer)

Ausbildung

Abschluss dipl. Werkstoffingenieur ETH Zürich, MBA (University of Southern California, USA)

Beruflicher Hintergrund

1981 bis 1983 Entwicklungsingenieur bei der Sulzer AG, Winterthur, 1983 bis 1988 Leiter Geschäftsbereich PUR, Huber & Suhner AG, Pfäffikon, 1989 bis 1993 Leiter Geschäftsbereich Medizinal- und Stereo-Mikroskopie, Direktor, Leica AG, Heerbrugg, 1993 bis 1996 Präsident Optronics Division, Leica AG, Heerbrugg, 1996 bis 2005 CEO Leica Geosystems AG, Heerbrugg, seit 2006 Präsident Hanesco AG, International Management Consulting, Pfäffikon

Hans Leonz Notter (1948, Schweizer)

Ausbildung

Bernischer Fürsprecher, bernischer Notar

Beruflicher Hintergrund

Partner der Anwaltskanzlei Notter Mégevand & Partner, Bern, Fribourg, Genf, tätig im Bereich Wirtschaftsrecht, Stiftungsrecht und Family Office

Lucas A. Grolimund (1966, Schweizer)

Ausbildung

Dipl. Elektroingenieur (ETH Zürich), Master of Science in Electrical Engineering (Stanford University, Palo Alto, USA), MBA (INSEAD, Fontainebleau, Frankreich)

Beruflicher Hintergrund

1995 bis 2000 McKinsey & Company, Zürich, 2000 bis 2003 CFO Gate Gourmet Gruppe, Opfikon, 2003 bis 2007 CEO Schlatter Holding AG, Schlieren, 2007 bis 2009 CEO Cicor Technologies, Boudry, seit 2009 unabhängiger Berater

Rolf Huber (1965, Schweizer)

Ausbildung

Dipl. Ing. Agr. (ETH Zürich)

Beruflicher Hintergrund

1993 bis 1997 McKinsey & Company, Zürich, 1997 bis 1998 Mitglied der Direktion der Coop Schweiz, 1998 bis 2001 CFO Hero AG und Hero Gruppe, seit 2001 selbstständiger Unternehmer und Partner der Ceres Capital AG, seit 2014 CEO H2 Energy AG, Zürich

Gian-Luca Bona (1957, Schweizer)

Ausbildung

Physikstudium ETH Zürich, dipl. Phys. ETH Zürich, Doktorat in Physik an der ETH Zürich, Dr. sc. nat.

Beruflicher Hintergrund

1987 bis 2002 IBM-Forschungslabor, Rüschlikon, 2002 IBM Watson Research Center, NY, USA, 2003 bis 2004 Forschungsleiter Photonic Networks, IBM-Forschungslabor, Rüschlikon, 2004 bis 2008 Forschungsleiter Science and Technology, IBM Almaden Research Center, San José, Kalifornien, USA, 2008 bis 2009 Direktor Tape Storage Solutions IBM Tucson, Arizona, USA, seit September 2009 Direktor Empa, Prof. für Photonik ETH und EPF, Zürich und Lausanne

Operative Führungsaufgaben

Zum Stichtag (31. Dezember 2015) obliegen keinem Mitglied des Verwaltungsrats operative Führungsaufgaben in der COMET Group. In den drei der Berichtsperiode vorangegangenen Geschäftsjahren gehörte keines der aktuellen Mitglieder des Verwaltungsrats der Geschäftsleitung der COMET Group an.

Geschäftsbeziehungen mit nahestehenden Gesellschaften und Personen

Hans Leonz Notter ist Partner in der Rechtsanwaltskanzlei Notter Mégevand  & Partner in Bern, die juristische Dienstleistungen und Rechtsberatungen für die COMET Group erbringt. Die übrigen Mitglieder des Verwaltungsrats haben keine wesentlichen geschäftlichen Beziehungen zur COMET Group.

Weitere Tätigkeiten und Interessenbindungen

Die gemäss VegüV revidierten und von der Generalversammlung genehmigten Statuten regeln in Art. 27 die Anzahl der zulässigen externen Mandate für Mitglieder des Verwaltungsrats wie folgt:

  • Die Mitglieder des Verwaltungsrats dürfen nicht mehr als fünf weitere Mandate in börsenkotierten und nicht mehr als sieben weitere Mandate in nicht börsenkotierten Unternehmen ausüben.
  • Mandate in Vereinen, gemeinnützigen Stiftungen, Familienstiftungen sowie Personalvorsorgestiftungen sind für Mitglieder des Verwaltungsrats auf zehn Mandate begrenzt.
  • Mandate in Unternehmen, die durch die Gesellschaft kontrolliert werden, oder ein Mandat, das die Gesellschaft kontrolliert, unterliegen keiner Beschränkung.

Die Mitglieder des Verwaltungsrats üben die nachfolgenden Tätigkeiten in Führungs- und Aufsichtsgremien bedeutender schweizerischer und ausländischer Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des privaten und öffentlichen Rechts aus (Stichtag 31. Dezember 2015):

Hans Hess

VR-Mitglied Burckhardt Compression Holding AG, Winterthur / VR-Präsident Reichle  & De-Massari Holding AG, Wetzikon / VR-Mitglied Kaba Holding AG, Rümlang /  Präsident Swissmem (Industrieverband) / Vizepräsident economiesuisse (Wirtschaftsverband)

Hans Leonz Notter

VR-Mitglied SIGERANCE AG, Köniz / Stiftungsratspräsident Fondation Leschot, Bern / Stiftungsrat Fondation Theodora, VR-Präsident Paserco Holding AG, Torny

Lucas A. Grolimund

VR-Mitglied Micronas Semiconductor Holding AG, Zürich

Rolf Huber

VR-Mitglied Hunziker AG Festwirtschaften, Willisau 

Gian-Luca Bona

VR-Mitglied Bobst Group SA, Mex / Präsident Stiftungsrat Technopark Zürich Foundation / Präsident Swiss Technopark Allianz / Präsident glaTec, Technologieförderverein Dübendorf / Experte für Wissens- und Technologietransfer der KTI / Beirat Eidg. Cleantech-Initiative / Stiftungsrat Innovationspark, Zürich /  Kuratorium Bundesanstalt für Materialien BAM, Berlin / Mitglied Int. Advisory Board National Institute for Material Science NIMS, Tsukuba, Japan

Wahl und Amtszeit

Der Verwaltungsrat der COMET Holding AG besteht gemäss Statuten aus mindestens drei Mitgliedern. Die Mitglieder des Verwaltungsrats werden von der Generalversammlung für jeweils ein Jahr gewählt. Die Mitglieder des Verwaltungsrats werden anlässlich ihrer Wahl bzw. Wiederwahl jeweils einzeln gewählt. Die Generalversammlung wählt zudem ein Mitglied des Verwaltungsrats zu dessen Präsidenten sowie die Mitglieder des Vergütungsausschusses.

Die Amtsdauer endet mit dem Abschluss der nächsten ordentlichen Generalversammlung. Eine Wiederwahl ist möglich. Erfolgen während der Amtsdauer Ersatz- oder Ergänzungswahlen, vollenden die Neugewählten die laufende Amtsdauer.

Das Höchstalter für Verwaltungsratsmitglieder beträgt 70 Jahre. Jedes Verwaltungsratsmitglied hat auf den Tag der Generalversammlung desjenigen Jahres zu demissionieren, in dem es das 70. Altersjahr erreicht.

Die Statuten entsprechen den gesetzlichen Bestimmungen der VegüV.

Interne Organisation

Vorbehaltlich der Wahl des Präsidenten des Verwaltungsrats und der Mitglieder des Vergütungsausschusses durch die Generalversammlung konstituiert sich der Verwaltungsrat anlässlich seiner ersten Sitzung nach der Wahl oder Wiederwahl durch die Generalversammlung selbst. Er bezeichnet seinen Vizepräsidenten, die Mitglieder der übrigen Verwaltungsratsausschüsse sowie den Sekretär. Der Sekretär muss nicht Mitglied des Verwaltungsrats sein. Der Verwaltungsrat versammelt sich auf Einladung des Vorsitzenden, sooft es die Geschäfte erfordern oder wenn ein Mitglied dies schriftlich unter Angabe des Zwecks verlangt. Der Verwaltungsrat ist beschlussfähig, wenn die Mehrheit der Mitglieder anwesend ist. Er fasst seine Beschlüsse und vollzieht seine Wahlen mit der absoluten Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Bei Stimmengleichheit hat der Vorsitzende den Stichentscheid. Beschlüsse über einen gestellten Antrag können auch in schriftlicher Form erfolgen, wenn kein Mitglied diesem Verfahren widerspricht. Über die Verhandlungen und die Beschlüsse wird ein Protokoll geführt, das der Vorsitzende und der Sekretär unterzeichnen. Das Protokoll wird dem Verwaltungsrat an der nächsten Sitzung zur Genehmigung vorgelegt. Die Statuten entsprechen den gesetzlichen Bestimmungen der VegüV.

Arbeitsweise des Gesamtverwaltungsrats

Der Verwaltungsrat tritt in der Regel alle zwei Monate zu einer ordentlichen Sitzung zusammen. Im Geschäftsjahr fanden insgesamt sieben ordentliche Sitzungen des Gesamtverwaltungsrats statt. Die Sitzungen des Verwaltungsrats dauern je nach Bedarf einen halben oder einen ganzen Tag.

Der Verwaltungsrat wird an seinen Sitzungen regelmässig und bei Bedarf ad hoc durch den CEO und den CFO über den Geschäftsverlauf orientiert. Weitere Mitglieder der Geschäftsleitung, des Kaders oder Fachspezialisten der COMET Group werden regelmässig zu Sitzungen des Verwaltungsrats eingeladen, um über besondere Projekte in ihren Bereichen zu informieren. Zusätzlich werden nach Bedarf externe Fachspezialisten zur Behandlung spezifischer Themen beigezogen. Überdies erfolgt monatlich eine schriftliche Berichterstattung an den Verwaltungsrat über den aktuellen Geschäftsverlauf und die Abweichungen zur Finanzplanung. Bei Bedarf werden zusätzliche Sitzungen oder Telefonkonferenzen durchgeführt. Nebst mehreren Telefonkonferenzen des Gesamtverwaltungsrats fanden zusätzlich Sitzungen der Verwaltungsratsausschüsse statt, die normalerweise rund einen halben Tag dauern.

Verwaltungsratsausschüsse

Im Geschäftsjahr 2015 waren die einzelnen Verwaltungsratsausschüsse (Committees) wie folgt zusammengesetzt:

   
Committee Mitglieder
Nomination & Compensation Committee (NCC) Rolf Huber (Vorsitz)
  Hans Leonz Notter
Audit Committee (AC) Lucas A. Grolimund (Vorsitz)
  Hans Hess
Technology Committee (TC) Gian-Luca Bona (Vorsitz)
  Rolf Huber

Den Ausschüssen kommt primär die Aufgabe zu, für den Gesamtverwaltungsrat in speziellen Fachgebieten Entscheidungsgrundlagen zu erarbeiten. Der Gesamtverwaltungsrat wird über die Tätigkeit der einzelnen Ausschüsse an den ordentlichen Sitzungen oder nach Bedarf informiert. Die Gesamtverantwortung für die an Ausschüsse übertragenen Aufgaben bleibt beim Gesamtverwaltungsrat, der in corpore über sämtliche Traktanden entscheidet.

Jeder Ausschuss setzt sich im Normalfall aus mindestens zwei Mitgliedern des Verwaltungsrats zusammen. Die Mitglieder des Vergütungsausschusses (Nomination & Compensation Committee, NCC) werden jährlich neu von der ordentlichen Generalversammlung gewählt. Die Mitglieder der anderen Ausschüsse werden jeweils für eine Amtsdauer von einem Jahr aus der Mitte des Verwaltungsrats gewählt. Jeder Ausschuss trifft sich im Normalfall mindestens einmal pro Jahr bzw. sooft es die Geschäfte erfordern. Die Berichterstattung an den Gesamtverwaltungsrat erfolgt je nach Bedarf in mündlicher oder schriftlicher Form.

Nomination & Compensation Committee (NCC)

Der Vergütungsausschuss besteht aus zwei Mitgliedern des Verwaltungsrats, die jährlich von der ordentlichen Generalversammlung gewählt werden. Im aktuellen Geschäftsjahr sind dies Rolf Huber (Vorsitz) und Hans Leonz Notter.

Die Amtsdauer beträgt ein Jahr. Wiederwahl ist möglich. Der Ausschuss bereitet alle relevanten Traktanden in den Bereichen Ernennung und Entschädigungen in Bezug auf die Mitglieder des Verwaltungsrats und der Geschäftsleitung vor. Der Ausschuss selber trifft keine Entscheidungen, bereitet jedoch Anträge an den Gesamtverwaltungsrat vor. Der Ausschuss behandelt insbesondere folgende Aufgaben:

  • Er befasst sich mit der Vergütungspolitik des Verwaltungsrats und der Geschäftsleitung sowie der Vergütungsstruktur der COMET Group.
  • Er erstellt den Vorschlag für den Vergütungsbericht und unterstützt den Verwaltungsrat bei der Vorbereitung der Anträge an die Generalversammlung zur Genehmigung der Vergütungen.
  • Er erarbeitet Vorschläge für Richtlinien zur Entschädigung der Mitglieder des Verwaltungsrats und der Geschäftsleitung.
  • Er überprüft Pläne zur Mitarbeiteraktienbeteiligung und macht gegebenenfalls Anpassungsvorschläge.
  • Er ist für das Vorschlagen neuer Mitglieder des Verwaltungsrats und des CEO zuständig.
  • Er unterstützt den CEO bei der Evaluation von Kandidaten für die Geschäftsleitung.

Das Organisationsreglement und das Reglement des NCC können dem Ausschuss weitere Aufgaben zuweisen.

Die Mitglieder des Ausschusses treffen sich zu mindestens zwei ordentlichen Sitzungen pro Jahr. Das NCC kann nach eigenem Ermessen zusätzliche Sitzungen einberufen. Im Geschäftsjahr fanden zwei Sitzungen statt, an denen jeweils beide Mitglieder des Ausschusses teilgenommen haben.

An beiden Sitzungen haben zudem sowohl der CEO wie auch der Leiter Corporate Human Resources mindestens teilweise in beratender Funktion teilgenommen.

Für die Suche nach neuen Verwaltungsratsmitgliedern hat der gesamte Verwaltungsrat zudem an verschiedenen Ad-hoc-Sitzungen teilgenommen.

Zu den Sitzungen können bei Bedarf weitere Mitglieder des Verwaltungsrats oder der Geschäftsleitung sowie Fachspezialisten zugezogen werden.

Audit Committee (AC)

Dieser Ausschuss unterstützt den Gesamtverwaltungsrat bei der Beaufsichtigung des Rechnungswesens und der Finanzberichterstattung sowie bei der Kontrolle betreffend Einhaltung der rechtlichen Vorschriften. Der Ausschuss behandelt insbesondere folgende Aufgaben:

  • Er beurteilt die Ausgestaltung des Rechnungswesens.
  • Er macht sich ein Bild von der Wirksamkeit der externen Revision und der internen Kontrolle.
  • Er beurteilt das Zusammenwirken von externer und interner Revision sowie die Leistung und Entschädigung der externen Revisionsstelle.
  • Er beurteilt die Wirksamkeit des Risikomanagements.
  • Er überprüft die rollierende Mehrjahresplanung und den quartalsweise erstellten rollierenden Forecast sowie dessen Erfüllung.
  • Er überprüft die finanzielle Berichterstattung an die Aktionäre und an das Publikum.
  • Er erteilt Aufträge an die interne Revision. Aufgrund von Erkenntnissen aus diesen Arbeiten erteilt er, fallbezogen, Aufträge an die Geschäftsleitung.

Im Geschäftsjahr fanden zwei Sitzungen statt, an denen die externe Revision, die interne Revision sowie der CEO und der CFO teilgenommen haben. Zu den Sitzungen können bei Bedarf weitere Mitglieder des Verwaltungsrats oder der Gruppenleitung oder auch Fachspezialisten zugezogen werden.

Technology Committee (TC)

Dieser Ausschuss unterstützt den Gesamtverwaltungsrat in technologischer Hinsicht. Der Ausschuss behandelt insbesondere folgende Aufgaben:

  • Er verfolgt die internationale Entwicklung im technologischen Bereich und beurteilt die sich abzeichnenden Trends hinsichtlich ihrer Relevanz für die COMET Group.
  • Er beurteilt die internen Massnahmen im Bereich Forschung und Entwicklung.
  • Er sorgt dafür, dass das Unternehmen mindestens einmal jährlich einen Technologietag oder eine gleichwertige Veranstaltung durchführt.

Der Ausschuss tagt, sooft es die Geschäfte erfordern. Im Geschäftsjahr fanden zwei Sitzungen des Technologieausschusses statt. Die Beurteilung der Entwicklung im technologischen Bereich sowie die eingeleiteten Massnahmen im Bereich Entwicklung wurden im Geschäftsjahr anlässlich der ordentlichen Verwaltungsratssitzungen mit den Segmentsleitern regelmässig thematisiert. Zudem wurde unter der Leitung von Gian-Luca Bona ein gruppenweiter «Science Day» durchgeführt.

Kompetenzregelung

Dem Verwaltungsrat obliegen die Oberleitung der Gruppe sowie die Überwachung der mit der Geschäftsführung betrauten Personen. Die unübertragbaren und unentziehbaren Aufgaben des Verwaltungsrats ergeben sich aus Art. 716a OR. Die einzelnen Aufgaben und Kompetenzen sind in einem Organisations- und Geschäftsreglement der Gesellschaft festgehalten. Der Verwaltungsrat hat insbesondere die folgenden Kompetenzen:

  • Er bestimmt die strategische Ausrichtung des Unternehmens sowie die finanziellen Ziele und legt die dazu nötigen Mittel fest.
  • Er legt die Unternehmensziele, die Richtlinien der Geschäftspolitik und die Organisationsstruktur des Unternehmens fest.
  • Er genehmigt die rollierenden kurz- und mittelfristigen Finanzplanungen.
  • Er entscheidet über den Erwerb und die Veräusserung von Tochtergesellschaften sowie über die Beteiligung und die Kooperation mit anderen Unternehmen.
  • Er entscheidet über den Kauf und Verkauf von Liegenschaften.
  • Er ist für die Ernennung und Abberufung von Mitgliedern der Gruppenleitung und der Leiter der Tochtergesellschaften zuständig und übt die Aufsicht und Kontrolle über deren Tätigkeit aus.

Der Verwaltungsrat hat die operative Geschäftsführung vollumfänglich an den CEO und die Geschäftsleitung übertragen, soweit nicht das Gesetz oder die Statuten etwas anderes vorsehen. Diese verfügen über die notwendigen Kompetenzen zur Umsetzung der Geschäftspolitik im Rahmen der vom Verwaltungsrat festgelegten Vorgaben. Der CEO hat insbesondere die folgenden Kompetenzen:

  • Er leitet die COMET Group, setzt die strategischen Vorgaben und Entscheidungen des Verwaltungsrats um und stellt die zeit- und sachgerechte Information an den Verwaltungsrat sicher.
  • Er erarbeitet Unternehmensziele im Rahmen der Vorgaben des Verwaltungsrats und unterbreitet Vorschläge für die rollierenden Forecasts sowie die strategische Mehrjahresplanung.
  • Er stellt Anträge und bereitet die im Verwaltungsrat zu behandelnden Geschäfte vor. Zudem ist er für den Vollzug der Beschlüsse verantwortlich.
  • Er implementiert ein internes Kontroll- und Managementinformationssystem nach den Vorgaben des Verwaltungsrats.
  • Er überprüft regelmässig die Geschäftsrisiken und etabliert dafür ein vom Verwaltungsrat zu genehmigendes Risikomanagement.
  • Er überprüft regelmässig die Erreichung der finanziellen und strategischen Ziele sowie die Liquidität der Tochtergesellschaften.
  • Die Mitglieder der Gruppenleitung sowie die Leiter der Tochtergesellschaften unterstehen dem CEO.

Informations- und Kontrollinstrumente gegenüber der Geschäftsleitung

Der Präsident des Verwaltungsrats kann an den Sitzungen der Geschäftsleitung teilnehmen und erhält alle Protokolle der Sitzungen. Zudem lässt sich der Verwaltungsrat regelmässig anlässlich seiner Sitzungen über den Geschäftsgang durch die Geschäftsleitung informieren. Bei ausserordentlichen Ereignissen orientiert die Geschäftsleitung den Verwaltungsrat unverzüglich. Der CEO und der CFO nehmen an allen ordentlichen Sitzungen des Verwaltungsrats teil. Mindestens ein- bis zweimal jährlich erstatten zudem die übrigen Mitglieder der Geschäftsleitung dem Verwaltungsrat anlässlich seiner Sitzungen Bericht über ihren Geschäftsbereich.

Managementinformationssystem

Eine monatliche finanzielle Berichterstattung durch die Geschäftsleitung über den laufenden Geschäftsgang sowie die wichtigeren Geschäftsvorfälle stellt dem gesamten Verwaltungsrat die notwendigen Informationen zur Verfügung, damit er seine Funktionen pflichtgemäss wahrnehmen kann. Das standardisierte Reporting der COMET Group besteht nebst der konsolidierten Bilanz sowie der Erfolgs- und Geldflussrechnung nach IFRS aus einem ausführlichen Managementreporting. Nebst dem konsolidierten Monatsabschluss mit umfangreichen Bilanz- und Erfolgsrechnungskennzahlen werden zusätzliche Angaben wie Auftragseingang und -bestand, Personalbestände, Zahlungsausstände usw. im Managementreporting in Form von Kennzahlen und Grafiken dargestellt und kommentiert. Diese Angaben werden nach Segmenten und der Gruppe konsolidiert sowie mit dem Vorjahr und dem rollierenden Forecast verglichen. Über die Erkenntnisse und die daraus abzuleitenden Massnahmen berät die Geschäftsleitung monatlich. Sämtliche Monatsabschlüsse werden dem Verwaltungsrat zugestellt, der diese an seinen Sitzungen bespricht.

Im Sinne eines langfristigen Führungsinstruments wird in jährlichen Abständen eine rollierende Mehrjahresplanung über die jeweils nächsten drei Jahre erstellt. Zudem erstellt das Management quartalsweise einen rollierenden Forecast über die jeweils nächsten fünf Quartale. Diese vorwärtsorientierten Führungsinstrumente, die ausführlich kommentiert und mit Grafiken dokumentiert werden, erlauben dem Verwaltungsrat, den finanziellen Erfolg der gewählten Strategie laufend zu überprüfen und, daraus abgeleitet, die notwendigen Massnahmen zu ergreifen.

Interne Revision

Die interne Revision wird im Mandatsverhältnis seit 2006 von Herrn Robert Kruijswijk, Elgg, wahrgenommen. Die Entschädigung bestimmt sich nach dem Umfang der erbrachten Dienstleistungen. Im Geschäftsjahr hat Robert Kruijswijk verschiedene Spezialprüfungen an mehreren Standorten durchgeführt. Die Berichterstattung basiert auf den durch den Verwaltungsrat genehmigten Prüfungsschwerpunkten für die nächsten drei Jahre. Die Koordination, die Verantwortlichkeiten und die Zusammenarbeit mit der externen Revisionsstelle wurden schriftlich festgelegt und vom Verwaltungsrat genehmigt.

Prüfungsschwerpunkte im Geschäftsjahr betrafen einerseits die administrativen Prozesse der Personalabteilung in der Schweiz. Andererseits wurde der gesamte Auftragsabwicklungsprozess der drei Segmente mit speziellem Fokus auf Vertragsmanagement bei PCT und XET in der Schweiz sowie bei IXS in Hamburg geprüft. Zudem wurden die wesentlichen Finanz- und Geschäftsprozesse am Standort in Kopenhagen und die ebeam Prozesse in Flamatt überprüft.

Der interne Revisor berichtet direkt an das Audit Committee des Verwaltungsrats, und zwar zweimal pro Jahr oder je nach Bedarf. Nach jeder abgeschlossenen Spezialprüfung erstellt er einen Revisionsbericht. Dieser wird mit der Geschäftsleitung und den zuständigen Länderverantwortlichen bzw. den durch den Audit direkt betroffenen Personen zwecks Umsetzung der geplanten Massnahmen besprochen. Der interne Revisor erstellt danach einen abschliessenden Revisionsbericht mit einem entsprechenden Massnahmenplan zu Händen des Verwaltungsrats.

Risikomanagementsystem

Das Risikomanagement umfasst die jährliche Überprüfung der Strategie durch den Verwaltungsrat, die Überprüfung der Versicherungsdeckung, eine Beurteilung der generellen Geschäftsrisiken sowie der wesentlichen Bilanzpositionen durch die Geschäftsleitung. Der Umgang mit Risiken ist in einer durch den Verwaltungsrat verabschiedeten Risikostrategie beschrieben und in einer entsprechenden Richtlinie zur Ausführung durch die Geschäftsleitung festgelegt worden. Unter Leitung des CFO werden die wesentlichen Risiken in den einzelnen Geschäfts- und Fachbereichen in vierteljährlichen Workshops identifiziert, in einer Risikomatrix systematisch erfasst und danach anhand einer Risikokennzahl aufgrund der Eintretenswahrscheinlichkeit und des Schadenspotenzials bei Bedarf neu bewertet. Für die als wichtig eingestuften Risiken werden Massnahmenpläne definiert, welche die Eintretenswahrscheinlichkeit bzw. deren Schadenspotenzial minimieren sollen. Die Geschäftsleitung der COMET Group trifft sich normalerweise zweimal jährlich zur Beurteilung der Wirksamkeit der eingeleiteten Massnahmen und zur regelmässigen Überarbeitung bzw. Aktualisierung des Risikoportfolios. Bei Bedarf werden neu erkannte Risiken in das Portfolio aufgenommen und Massnahmenpläne zu diesen neuen Risiken definiert. Im Geschäftsjahr fanden zum Thema Risikomanagement zwei Sitzungen unter Beizug der Leiterin Corporate Quality, Risk & Process Management statt. Das Audit Committee des Verwaltungsrats wird anlässlich seiner Sitzungen jeweils durch ein separates Reporting über die aktuelle Risikobeurteilung informiert.

Internes Kontrollsystem (IKS)

Die COMET Group hat im Geschäftsjahr das bestehende IKS wo nötig weiter ausgebaut, erweitert, geschult oder dokumentiert. Das IKS ist auf allen Stufen des Unternehmens sowie an allen grösseren Standorten im In- und Ausland umgesetzt. Die Einführung eines IKS bei der im Geschäftsjahr neu akquirierten Firma PCT Engineered Systems LLC ist für 2016 geplant. Die wesentlichen Risiken und Kontrollen wurden den Zielvorgaben und Qualitätsanforderungen des Verwaltungsrats angepasst. Die für das IKS verantwortlichen Personen sind gruppenweit bestimmt, die betroffenen Mitarbeitenden geschult und die Kontrollaufgaben eindeutig zugeordnet. Die Kontrollen sind im täglichen Betrieb integriert und werden periodisch im Hinblick auf ihre Wirksamkeit, Nachvollziehbarkeit und Effizienz getestet. Dieses Vorgehen stellt sicher, dass Risiken frühzeitig erkannt werden und dank der internen Kontrollen die notwendigen Massnahmen frühzeitig eingeleitet werden können. Durch die Einführung eines einheitlichen, systematischen Prozesses zur Erfassung und Beurteilung von Risiken können die Zuverlässigkeit und die Vollständigkeit der Buchführung sowie die zeitgerechte und verlässliche finanzielle Berichterstattung sichergestellt werden. Die externe Revisionsstelle prüft das IKS der COMET Group in Bezug auf Risiken im Zusammenhang mit der finanziellen Berichterstattung anlässlich der Jahresendrevision und erstattet dem Audit Committee des Verwaltungsrats dazu einen umfassenden Bericht.